personal data protection notice

This Personal Data Protection Notice (“Notice”) describes how Maple Chieng & Co. collects, processes, uses and and protects personal data. Personal data is any personally identifiable data about a living person, including identification details such as your name, NRIC or passport number (where applicable), address, contact details such as phone number and email address and other information such as your organisation/company, designation and bank account information (where applicable) processed in conjunction with Maple Chieng & Co.’s services.

By providing to Maple Chieng & Co. your own or another individual’s personal data, communicating with Maple Chieng & Co., engaging Maple Chieng & Co. to provide services you have requested and/or by accessing Maple Chieng & Co.'s website at <https://www.maplechiengco.com> ("Website"), you confirm that you and such other individual agree to our collection, processing, use and disclosure of personal data in accordance with this Notice. Please do not send us any personal data if you do not want it to be used in this way.

1. The personal data we collect

In the course of our services, you may provide personal data to us, as clients or other parties involved in our work. Your personal data may also be provided by someone on your behalf, in which case, we will assume until notified otherwise, that you have authorised the disclosure of your personal data to us.

In addition to the personal data that you provide to Maple Chieng & Co. directly (such as when Maple Chieng & Co. is engaged to provide services or during any other communication with Maple Chieng & Co.), Maple Chieng & Co. may also collect your personal data from various other sources, including without limitation, from online search facilities, public registries/databases, information obtained from third parties through lawful sources (including Federal, State or local government departments / statutory or regulatory authorities), and information gathered from events organised by Maple Chieng & Co. and/or from the cookies used on the Website.

In respect of personal data of third parties (such as your spouse, family members or colleagues) that you may provide to Maple Chieng & Co. you warrant that you have obtained each of such third parties’ consent to permit Maple Chieng & Co. to process their Personal Data as set forth within this Notice and that you have provided a copy of this Notice to such third parties.

Maple Chieng & Co. may use cookies on its Website. If you do not wish for your personal data to be collected via cookies, please configure your internet browser to delete or deactivate cookies. The Website may contain links to other sites and pages. Maple Chieng & Co. shall not be responsible for any personal data or information that you may provide to other entities via these links.

2. What we use your personal data for

We use and process personal data in connection with the provision of Maple Chieng & Co.’s services and business purposes, including:

(a) if you are an existing or prospective client or counterparty, to conduct our Know-Your-Client (KYC) checks, screening, conflict of interest checks and record-keeping;

(b) providing and improving our services to you and our clients;

(d) providing you with publications such as newsletters, articles, write-ups and other updates, and client communications which we think you will find valuable;

(e) inviting you to events, conferences, talks and seminars we think you will be interested in;

(f) fulfilling our legal obligations and/or protecting our legal interests and rights such as providing such necessary information to any regulatory or governmental authorities as may be required under law or any other governmental requirements and/or for Maple Chieng & Co. to comply with its obligations under law or any regulations imposed by regulatory or governmental authorities; and/or

(g) for the purposes of recruitment and other legitimate business purposes.

We do not sell or otherwise make personal information commercially available to any third party, except as described in this Notice or with your prior permission.

3. Disclosure

Your personal data provided to Maple Chieng & Co. or obtained by Maple Chieng & Co. shall be kept confidential by Maple Chieng & Co. However, it may be necessary for Maple Chieng & Co. to engage third party companies, service providers or individuals to perform certain services on Maple Chieng & Co.’s behalf. In such event, you hereby agree and consent that Maple Chieng & Co. may disclose and transfer your personal data to the third parties, within or outside Malaysia, including without limitation, as follows:

(a) banks and financial institutions;

(b) insurance providers;

(d) courier service providers;

(e) external advisors and other professional advisors, such as company secretaries, lawyers or auditors; and

(f) such other party as Maple Chieng & Co. deems necessary for the purposes mentioned in Paragraph 2 above.

Maple Chieng & Co. may also disclose and transfer your personal data to any statutory bodies, regulatory bodies and/or governmental authorities where legally required to do so.

4. Security

We will take reasonable care to implement security measures which safeguard against any loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access to, or alteration, disclosure, or destruction of your personal data. Despite our best efforts, however, security cannot be absolutely guaranteed against all threats. To the best of our ability, access to your personal data is limited to those who have a need to know and are required to maintain the confidentiality of such information. If our data processing is carried out by a third party, we will require that they adhere to our standards.

5. Revisions

Maple Chieng & Co. reserves the right to change or update this Notice from time to time. You are advised to check the latest version of the Notice on our website from time to time for any amendments or updates.

6. Languages

This Notice is issued in both English and Malay versions. In the event of any inconsistencies or discrepancies between English version and Malay versions, English version shall prevail.

7. Request for Opt-Out, Access and Inquiries

(a) Opt-out

If you do not want us to use your personal data to provide you with publications and information about Maple Chieng & Co.’s services, please send an email to our founder/compliance officer, Maple Chieng at maple@maplechiengco.com.or contact her at +6016 592 0432. By not informing us, we will assume we have your implied consent to use your personal data as described above.

It is voluntary for you to supply your personal data to Maple Chieng & Co. However, if you do not wish to provide your personal data, Maple Chieng & Co. may not be able to:

(i) provide you with our services; or

(ii) communicate effectively with you.

(b) Access

You can request to see the personal data we hold about you and, if the personal data is inaccurate, you can request that we update it. You may do so by sending an email to our founder/compliance officer, Maple Chieng at maple@maplechiengco.com or contact her at +6016 592 0432. Please allow us reasonable time to respond and effect any change. In the event of any changes to your personal data, you are obliged to promptly notify Maple Chieng & Co. by sending an email to our founder/compliance officer, Maple Chieng at maple@maplechiengco.com or contact her at +6016 592 0432.

Please note that under certain circumstances Maple Chieng & Co. has the right to refuse your request to access your personal data or the right to refuse to make any corrections to your personal data. Maple Chieng & Co. has the right to charge a fee for access to your personal data in accordance with applicable law.

Any questions or requests concerning this Notice should be directed to our founder/compliance officer, Maple Chieng at maple@maplechiengco.com or contact her at +6016 592 0432.

Dated: 9th January 2025

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”) ini menerangkan bagaimana Maple Chieng & Co. mengumpul, memproses, mengguna dan melindungi data peribadi. Data peribadi bermaksud sabarang data yang boleh mengenal pasti secara peribadi tentang individu yang masih hidup, termasuk butiran pengenalan seperti nama anda, nombor kad pengenalan atau nombor pasport (jika berkenaan), alamat, butiran hubungan seperti nombor telefon dan alamat e-mel dan maklumat lain seperti organisasi/syarikat anda, jawatan dan maklumat akaun bank (jika berkenaan) diproses bersama perkhidmatan Maple Chieng & Co.

Dengan memberikan data peribadi anda atau mana-mana pihak ketiga kepada Maple Chieng & Co., berkomunikasi dengan Maple Chieng & Co., melantik Maple Chieng & Co. untuk memberi perkhidmatan diminta oleh anda dan/atau dengan mengakses laman web Maple Chieng & Co. ini <https://www.maplechiengco.com> (“Laman Web”), anda mengesahkan bahawa anda dan mana-mana pihak ketiga tersebut bersetuju dengan pengumpulan, pemprosesan, penggunaan dan penzahiran data peribadi oleh kami seperti yang diterangkan dalam Notis ini. Dilarang menghantar sebarang data peribadi kepada kami jika anda tidak mahu ia digunakan dengan cara ini.

1. Data peribadi yang kami kumpul

Sepanjang perkhidmatan kami, anda mungkin memberi data peribadi anda kepada kami, sebagai pelanggan atau pihak lain yang terlibat dalam urusan kami. Data peribadi anda juga mungkin diberikan oleh seseorang bagi pihak anda, di mana kami akan menganggap sehingga diberitahu sebaliknya, bahawa anda telah membenarkan penzahiran data peribadi anda kepada kami.

Sebagai tambahan kepada data peribadi yang anda berikan kepada Maple Chieng & Co. secara langsung (seperti semasa Maple Chieng & Co. dilantik untuk memberi perkhidmatan atau semasa sebarang komunikasi dengan Maple Chieng & Co.), Maple Chieng & Co. juga mungkin mengumpul data peribadi anda daripada pelbagai sumber lain, termasuk tanpa had, daripada kemudahan carian atas talian, pangkalan/pendaftaran awam, maklumat yang diperoleh daripada pihak ketiga melalui sumber yang sah (termasuk jabatan kerajaan persekutuan, negeri atau tempatan/pihak berkuasa berkanun atau kawal selia), dan maklumat yang dikumpul daripada acara-acara yang dianjurkan oleh Maple Chieng & Co. dan/atau daripada kuki yang digunakan di Laman Web.

Berkenaan dengan data peribadi pihak ketiga (seperti pasangan, ahli keluarga atau rakan sekerja anda) yang mungkin anda berikan kepada Maple Chieng & Co., anda menjamin bahawa anda telah mendapatkan setiap persetujuan pihak ketiga tersebut untuk membenarkan Maple Chieng & Co. untuk memproses data peribadi mereka seperti yang dinyatakan dalam Notis ini dan bahawa anda telah memberikan salinan Notis ini kepada setiap pihak ketiga tersebut.

Maple Chieng & Co. boleh menggunakan kuki di Laman Web. Jika anda tidak mahu data peribadi anda dikumpul melalui kuki, sila menetapkan tetapan pelayar internet anda untuk memadam atau menyahaktifkan kuki. Laman Web mungkin mengandungi pautan kepada laman dan halaman web lain. Maple Chieng & Co. tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang data peribadi atau maklumat yang mungkin anda berikan kepada entiti lain melalui pautan tersebut.

2. Tujuan kami menggunakan data peribadi anda

Kami menggunakan dan memproses data peribadi berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan dan tujuan perniagaan Maple Chieng & Co., termasuk:

(a) jika anda merupakan pelanggan kami yang sedia ada atau bakal pelanggan atau rakan niaga kami, untuk menjalankan pemeriksaan dan saringan Kenali Pelanggan Anda (Know Your Client (KYC)), pemeriksaan konflik kepentingan dan penyimpanan rekod;

(b) menyediakan dan menambah baik perkhidmatan kami kepada anda dan pelanggan kami;

(d) memberikan anda penerbitan seperti surat berita, artikel, penulisan dan kemas kini lain serta komunikasi pelanggan yang kami fikir anda akan dapati berharga;

(e) menjemput anda ke acara, persidangan, ceramah dan seminar yang kami fikir anda akan berminat;

(f) memenuhi kewajipan undang-undang kami dan/atau melindungi kepentingan dan hak undang-undang kami seperti memberikan apa-apa maklumat yang diperlukan kepada mana-mana pihak berkuasa pengawalseliaan atau kerajaan sebagaimana yang dikehendaki di bawah undang-undang atau apa-apa keperluan kerajaan lain dan/atau untuk Maple Chieng & Co mematuhi kewajipannya di bawah undang-undang atau mana-mana peraturan yang dikenakan oleh pihak berkuasa pengawalseliaan atau kerajaan; dan / atau

(g) untuk tujuan pengambilan dan tujuan perniagaan lain yang sah.

Kami tidak menjual atau sebaliknya menjadikan maklumat peribadi tersedia secara komersil kepada mana-mana pihak ketiga, kecuali seperti yang diterangkan dalam Notis ini atau dengan kebenaran anda terlebih dahulu.

3. Penzahiran

Data peribadi yang anda berikan kepada Maple Chieng & Co. atau yang diperolehi oleh Maple Chieng & Co. akan disimpan secara sulit oleh Maple Chieng & Co. Namun, Maple Chieng & Co. mungkin perlu melantik syarikat pihak ketiga lain, pembekal perkhidmatan atau individu untuk melaksanakan sesetengah perkhidmatan bagi pihak Maple Chieng & Co. Dalam keadaan sedemikian, anda bersetuju dan memberi persetujuan kepada Maple Chieng & Co. menzahirkan dan memindahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga, di dalam atau di luar Malaysia, termasuk tanpa had, seperti berikut:

(a) bank dan institusi kewangan;

(b) pembekal insuran;

(d) pembekal perkhidmatan kurier;

(e) penasihat luar dan penasihat profesional lain, seperti setiausaha syarikat, peguam atau juruaudit; dan

(f) mana-mana pihak lain yang diperlukan oleh Maple Chieng & Co. bagi tujuan yang dinyatakan dalam Perenggan 2 di atas.

Maple Chieng & Co. juga mungkin menzahirkan dan memindahkan data peribadi anda kepada mana-mana badan berkanun, badan kawal selia dan/atau pihak berkuasa kerajaan jika dikehendaki oleh undang-undang untuk berbuat demikian.

4. Keselamatan

Kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk melaksanakan langkah keselamatan bagi melindungi daripada sebarang kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses tanpa kebenaran atau tidak sengaja kepada, atau pengubahan, penzahiran atau pemusnahan data peribadi anda. Walaupun kami telah memberikan usaha terbaik kami, keselamatan data tersebut tidak boleh dijamin sepenuhnya terhadap semua ancaman. Dengan kemampuan terbaik kami, akses kepada data peribadi anda adalah terhad kepada mereka yang mempunyai keperluan untuk mengetahui dan dikehendaki mengekalkan kerahsiaan maklumat tersebut. Jika pemprosesan data kami dijalankan oleh pihak ketiga, kami akan memerlukan mereka mematuhi piawaian kami.

5. Semakan

Maple Chieng & Co. berhak untuk menukar atau mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa. Anda dinasihatkan untuk menyemak versi terkini Notis di Laman Web kami dari semasa ke semasa untuk sebarang pindaan atau kemas kini.

6. Bahasa

Notis ini dikeluarkan dalam versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

7. Permintaan untuk Memilih Keluar, Akses dan Pertanyaan

(a) Memilih keluar

Jika anda tidak mahu kami menggunakan data peribadi anda untuk memberi anda penerbitan dan maklumat tentang perkhidmatan Maple Chieng & Co., sila hantar e-mel kepada pengasas/pegawai pematuhan kami, Maple Chieng di maple@maplechiengco.com atau hubungi +6016 592 0432. Dengan tidak memaklumkan kami, kami akan menganggap kami mempunyai persetujuan tersirat anda untuk menggunakan data peribadi anda seperti yang diterangkan di atas.

Pemberian data peribadi kepada Maple Chieng & Co. adalah secara sukarela.

Walau bagaimanapun, sekiranya anda tidak bersetuju untuk memberikan data peribadi anda, Maple Chieng & Co. mungkin tidak boleh:

(i) memberi perkhidmatan yang anda perlukan; atau

(ii) berkomunikasi secara efektif dengan anda.

(b) Akses

Anda boleh meminta untuk melihat data peribadi yang kami mempunyai tentang anda dan, jika data peribadi itu tidak tepat, anda boleh meminta kami mengemaskininya. Anda boleh berbuat demikian dengan menghantar e-mel kepada pengasas/pegawai pematuhan kami, Maple Chieng di maple@maplechiengco.com atau hubungi +6016 592 0432. Sila berikan kami tempoh masa yang sesuai untuk bertindak balas dan mengemaskini sebarang perubahan. Sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam data peribadi anda, anda diwajibkan untuk menghubungi dan memaklumkan Maple Chieng & Co. dengan segera dengan menghantar e-mel kepada pengasas/pegawai pematuhan kami, Maple Chieng di maple@maplechiengco.com atau hubungi +6016 592 0432.

Sila ambil perhatian bahawa dalam keadaan tertentu, Maple Chieng & Co. mempunyai hak untuk menolak permintaan anda untuk mengakses data peribadi anda atau hak untuk menolak untuk membuat sebarang pembetulan kepada data peribadi anda. Maple Chieng & Co. mempunyai hak untuk mengenakan bayaran untuk akses kepada data peribadi anda mengikut undang-undang yang terpakai.

Sebarang pertanyaan atau permintaan mengenai Notis ini hendaklah ditujukan kepada pengasas/pegawai pematuhan kami, Maple Chieng di maple@maplechiengco.com atau hubungi +6016 592 0432.

Bertarikh: 9 Januari 2025